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Bilanzsteuerrechtliche Beurteilung von Aufwendungen zur Einführung eines betriebswirtschaftlichen Softwaresystems (ERP-Software).

In seinem Schreiben vom 2005-11-18 (IV B 2 - S 2172 - 37/05) hat das des Bundesministerium der Finanzen (BMF) grundlegende Aussagen getroffen, die musterhaft auch für andere umfangreiche Softwareprodukte sein können, lässt sich die im o. g. Schreiben zitierte ERP-Software (ERP = Enterprise Ressource Planning) doch durchaus mit umfangreichen Softwarelösungen im Bereich Rechnungswesen und Warenwirtschaft vergleichen.

Das BMF geht bei seinen Darlegungen von sogenannter Standard-Software aus, also Software-Produkten, die weitgehend bei allen Kunden in gleicher Weise implementiert werden. Individualsoftware (d. h. in Auftragsprogrammierung erstellte Software) fällt damit nicht unter die Regelungen. Auch umfangreiche Konfigurations- und Implementierungsarbeiten lassen eine Standardsoftware nicht zu einer Individualsoftware werden, solange nicht wesentliche Änderungen am Quellcode vorgenommen werden.

Aktivierungspflichtig sind damit folgende Aufwendungen, die in Zusammenhang mit der Einführung einer ERP-Software entstehen:

• Planungskosten, die nach der Kaufentscheidung anfallen
• Implementierungskosten (das sind in erster Linie alle Aufwendungen, die dazu dienen, das Standardprodukt den Kundenanforderungen entsprechend einzurichten), auch in Eigenleistung erbrachte Arbeiten, sofern diese die Funktionalität des Ursprungsproduktes nicht wesentlich erweitern (letztere stehen nicht in Zusammenhang mit der beschafften Standard-Software und unterliegen daher dem Aktivierungsverbot nach § 5 Abs. 2 EStG)
• Nachträglicher Zukauf weiterer Module, auch der nachträgliche Zukauf von Benutzer-Lizenzen
• Auch bei im Rahmen von Wartungsverträgen bereitgestellten Software-Upgrades kann ein neues, aktivierungspflichtiges Produkt entstanden sein, z. B. wenn die Funktionalität grundlegend überarbeitet oder erweitert wurde und sich die Datenstruktur wesentlich geändert hat

Zu den sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben gehören:

• Aufwendungen vor der Kaufentscheidung
• Aufwendungen für die Anwenderschulung
• Regelmäßige Wartungskosten, sofern diese keine Kaufpreisanteile des Produktes beinhalten
• Aufwendungen in Zusammenhang mit Piloteinsätzen und Software-Tests
• Aufwendungen für die Übernahme von Daten aus Altsystemen

Die Abschreibung setzt nach Abschluss der Implemtierung ein. Werden mehrere Module nacheinander implementiert, so beginnt der AfA-Zeitraum nachdem die Betriebsbereitschaft für die ersten Module hergestellt ist. Bei der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von ERP-Software wird von einem Zeitraum von 5 Jahren ausgegangen.

Den exakten Wortlaut des BMF-Schreibens entnehmen Sie bitte unserem Rechnungswesen-Archiv.